Information zum Umgang mit Compliance-Verstößen

Es ist wichtig, Verstöße vertraulich und schnell an die richtige Stelle (s.u.) zu melden, damit diese überprüft und die notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden können. Häufig lassen sich so die Risiken reduzieren und mögliche Schäden noch abwenden. Dies gilt sowohl für tatsächliche Verstöße als auch für begründete Verdachtsmomente.

Mithilfe von Hinweisen können Missstände und Schwachstellen frühzeitig aufgedeckt und angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um z.B. Finanz- und Reputationsschäden zu verhindern. Dies stärkt unsere Integrität und somit auch das Vertrauen in das DRK von innen und außen. Intern geht es aber auch darum, aus Fehlern zu lernen und gemeinsam zu prüfen, wie diese in Zukunft vermieden werden können.

Ja, über das digitale Meldeportal sind auch anonyme Hinweise möglich. Die Kommunikation mit der Meldestelle erfolgt über ein anonymisiertes Postfach. In so einem Fall ergänzen Sie bitte möglichst viele Details und, sofern vorhanden, auch Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.

Nach dem Eingang des Hinweises wird innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung an die hinweisgebende Person verschickt.

Der Sachverhalt wird in der Meldestelle schnellstmöglich und ausführlich untersucht. Die BBS GmbH stellt dabei höchste Vertraulichkeit und Fairness im Umgang mit der hinweisgebenden Person sicher. Im Zusammenspiel des Meldestellen-Service der BBS GmbH und der Vertrauensperson in unserer Organisation werden Entscheidungen zu erforderlichen und angemessenen Folgemaßnahmen getroffen. Um aus Fehlern zu lernen und Risiken zukünftig zu reduzieren, werden auch Prozesse und Strukturen hinterfragt und nach Möglichkeit optimiert.

Spätestens nach drei Monaten wird der hinweisgebenden Person über den Stand des Vorgangs informiert. Jeder Vorgang wird vertraulich durch den Meldestellen-Service der BBS GmbH dokumentiert.

Alle Informationen rund um den Hinweis, insbesondere die personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person und der Betroffenen, werden streng vertraulich behandelt und nach angemessener Zeit gelöscht. Dies erfolgt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, einschließlich der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Der Meldestellen-Service der BBS GmbH steht, wenn nötig, im Austausch mit unserer internen Vertrauensperson, übermittelt den Namen der hinweisgebenden Person aber nur mit deren Zustimmung. Der Kreis der in die Hinweisprüfung einbezogenen Personen wird stets so klein wie möglich gehalten („need-to-know-Prinzip“). Alle Beteiligten sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Hinweisgebende, die nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis geben, werden vor Diskriminierung und Repressalien jeglicher Art (z.B. Abmahnung oder Kündigung) geschützt (Hinweisgeberschutz). Gemeldete Vorfälle werden mit größter Vertraulichkeit behandelt. Es wird sichergestellt, dass hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile aus der Meldung eines Vorfalls entstehen. Der Schutz besteht nicht bei Meldungen, die in schlechter Absicht getätigt werden oder eine absichtliche Rufschädigung bezwecken.

Sollte aus einem Hinweis dennoch eine Benachteiligung entstehen, stellt dies einen eigenständigen Compliance-Verstoß dar, der bei den genannten Ansprechpersonen gemeldet werden kann und sollte. Die für die Benachteiligung verantwortlichen Personen müssen dann selbst mit arbeits- und ggf. strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

In diesem Fall gilt die Beweislastumkehr, d.h. der Arbeitgeber müsste vor Gericht nachweisen, dass die Benachteiligung nicht im Zusammenhang mit dem abgegebenen Hinweis steht. Dies muss die hinweisgebende Person jedoch vorher geltend machen.

Zunächst gilt immer erstmal die Unschuldsvermutung. Betroffene haben grundsätzlich das Recht, von den Vorwürfen zu erfahren, um sich zum Vorfall zu äußern. Dies erfolgt ggf. verzögert, sofern dies mögliche Untersuchungen gefährden könnte. Betroffene werden zudem während des laufenden Vorgangs vor Beeinträchtigungen oder Reputationsschäden durch strenge Vertraulichkeit geschützt.

Grundsätzlich stehen alle Führungskräfte (Team- und Bereichs- und Abteilungsleitungen sowie Vorstand/Geschäftsführung) als Ansprechpersonen bzgl. möglicher Risiken und Verstöße im dienstlichen Rahmen zur Verfügung.